CREDITOS DEL CASO

Este caso fue elaborado por Liliana Bohorquez, Jose I. Henao (+) y Maria Isabel Marín, como Caso de Grado para la Especialización de Gerencia de Logística de la Promoción VII en Diciembre 15 de 2.005. Tutor del caso: prfesor Andres Lopez Astudillo.

“Otro Cierre Mas…”[1]


Se acerca otro cierre más… pleno jueves, 4 PM … Ahora que tanto chicharrón vamos a tener??? Bueno por ahora... a revisar los niveles de inventario!!, murmura Catalina, coordinadora de Logística de Compu-System (Ver anexo 1).
Catalina ya lleva 1 año en la compañía, es una mujer muy trabajadora, dedicada, suave pero de gran temperamento, con una carita de ...yo no fuì ... nadie cree que es mal hablada ( grosera ); es una mujer de retos y cualquier dificultad que se le presenta, se convierte en su meta inmediata, nada le puede quedar grande...

"La mercancía de Venezuela ha tenido muy buena rotación durante el mes, voy a llamar a Venezuela para que me confirmen el despacho de este mes", pensaba Catalina mientras recorría el pasillo para llegar a su oficina, una oficina antes del salón de conferencias; se distrajo un momento y miro por su ventana en el décimo piso con vista a la calle.

... Toma el telèfono...

- Gonzalo, ( Planeador de la planta en Venezuela )-(Ver Anexo 2), cuando nos pueden entregar la producción del mes? , es urgente porque en menos de dos semanas tenemos el cierre de mes y es necesario tener las impresoras nacionalizadas para esa fecha.

- Catalina, el problema es que va a ser un poco demorado, porque no tenemos las placas del circuito principal de la impresora, por lo que debemos esperar a que lleguen. Por ahora no me puedo comprometer con una fecha.

- Gonzalo, necesito que me confirme esta misma semana!!! Como sea,me escuchó? la próxima semana , LA PROXIMA!!!se debe realizar el cargue, es mas, necesito que se haga el mismo lunes, porque eso estaba en el forecast desde hace mas de dos meses, DOS MESES!!.

- Ok, Catalina.

"Ya veo que este cierre se va a complicar, ahora quien le cuenta a Santiago???, que enredo, siempre la misma pendejada con estos cierres, ventas esta como siempre, preocupado únicamente por cumplir su cuota y vendiendo, sin tener en cuenta los inventarios, los proveedores como siempre cagados, y yo como siempre llevando del pato. Aunque pensándolo mejor, hay 2000 unidades en inventario que pueden alcanzar para la fecha planeada en que deberìa estar arribando la carga. Así que no veo la situación tan grave, pero…………,como aquí se ve de todo…en este desorden de empresa"

"Voy a coordinar para mañana la reunión mensual de precierre con GLC (Operador Logístico de Compu-System) para revisar la planeacion del mes (niveles de inventario, niveles de venta, negociaciones especiales, etc.) … haber si con esto no tenemos sorpresitas a fin de mes."

Al día siguiente, después de estar toda una mañana en reunión con Gloria, Gerente de GLC, y Víctor, Jefe de Operaciones de GLC, queda lista la programación de todas las actividades para el cierre de mes.

Después de almuerzo entra a su oficina y con cara de angustia ve mas de 50 facturas de transporte y operación logística sobre su escritorio, son todas las que ha recibido en el mes… y entonces suspira y piensa: “Ya vi que me quedare hasta tarde revisando esto, ya contabilidad comenzó a joder por la entrega de las facturas, que mierda y hoy justo hoy que tenia una comida con mi novio a las 7:00 PM, de malas, pero eso si mañana no vengo por nada del mundo”.

Antes de salir de la oficina, mira su escritorio limpio de documentos, piensa que todo ha quedado coordinado y listo para comenzar una semana mas tranquila.

El lunes siendo las 9am, se acercò Maria a la oficina de Catalina y con voz de preocupación dice : Catalina cuando llegan las impresoras??? …, la miro y le dijo: Por que?

- Catalina, acaba de llamar Víctor y me dice que no hay mas unidades disponibles, las que salen reportadas en el inventario de GLC tienen la plegadiza averiada, por este motivo no se pueden despachar porque es devolución segura!!!

- Que????!!!!, Maria no te lo puedo creer, por que no las habían reportado en la columna de averías????. .

- Hmmm! Ni idea. Se me pasò decirte esto antes...muy simple...

- Maria!!!!!, como que ni idea??????, quien es la responsable de estos seguimientos?, o tengo que hacer el trabajo tuyo también??? !!!!!!Usted cree que yo estoy para aguantar a profesionales mediocres como ested?

Marìa se retira de mi oficina con la misma cara de todos los cierres, exclamando “A mi no me grite!!!”.
Inmediatamente tomo el telèfono y llamo a GLC: "contròlate, habla lento, no grites..."

- Guillermo!!!!!, que paso con las impresoras???

- Cuales impresoras???

- Pues las que están en inventario como disponibles pero tienen plegadiza averiada!!!

- Espérate yo abro el archivo …. pero veo que todas están disponibles…

- Como así??? Maria me acaba de decir que hay unas averiadas. Necesito que “YA”!!!! me confirme esta información!!!que le esta pasando, se le pego la misma ineptitud de la otra...

- Dame un segundo y llamo a Antonio (Coordinador de Bodega de GLC).
Puedo escuchar la conversaciòn, es una llamada en conferencia.

- Antonio, como así que hay impresoras averiadas???

- Si Don Guillermo, se me paso decirles para que las incluyeran en el reporte.

- Como así??? Otra vez olvidándose de reportar la información??? Que joda con usted!!! Confírmeme inmediatamente cuantas son.

- Creo que 500 unidades, pero déjeme las volvemos a contar…

- Catalina, Catalina, todavía esta ahí??? Estamos confirmando el dato pero hay como 500 que están en averías.

"Que joda siempre, un problema tras otro con GLC"....pienso

- Guillermo!!!! Sabe lo que significa esto???… que podemos hacer??? No se puede recuperar algo???

- Voy a mirar y le aviso.

“Ahora si que vamos a tener problemas, yo no contaba con esto a 132 horas del cierre, ahora no tenemos producto para abastecer el mercado mientras llega el contenedor de Venezuela”, respiración profunda, “Nooooooo que desgaste por culpa de estos ineptos, lo que soy yo voy a ir buscando otro operador, este me tiene mamada...”

Mientras terminaba su pensamiento se acerca Santiago, Gerente General de Compu-System, a la oficina. Santiago es un ejecutivo muy bien vestido, impecable, compulsivo, perfeccionista, un tanto nervioso, pero eso si con todas las ganas de sacar la compañía adelante.
X

- Catalina dame el status de cumplimiento de ventas y los pendientes por despacho de cada regional, necesito que este mes no hayan complicaciones con las entregas, ya estamos en la mira con los clientes y no podemos tener un error mas.

- Santiago estoy solucionando un problema con un embarque de Venezuela, finalizando la tarde tendré el status que me pide, ……mientras piensa que el tiempo no le va alcanzar para tanto trabajo…..

- Catalina como así, que pasa con Venezuela?, ahora que problema tenemos?, quiero saberlo de inmediato!!!

- Jefe, respira profundo trata de calmarse esta que revienta, lo que pasa es que GLC no reporto que las impresoras que se encontraban en inventario tenían plegadiza averiadas, no se pueden enviar al cliente y en Venezuela están retrasados con la producción por lo cual no me han dado una fecha exacta para el cargue del vehiculo. Además no tienen plegadizas para despacho aéreo.

- No, No, No!!!!!!!!!!!, Catalina no empecemos con esto de nuevo, de quien es la responsabilidad de verificar los inventarios???, de saber como están???, que pasa que los últimos en enterarnos de todo somos nosotros, que pasa con GLC??, te he dicho que si es necesario hagas presencia, verifiques la información, pero no puedo entender algo así, y con Venezuela! No se supone que tienen el forecast desde hace dos meses???, quien se esta encargando de recordarles la importancia y de preguntarles si va estar listo para la fecha solicitada????, en que andamos Catalina?????, quiero tener informe del avance a las 2 pm en mi oficina. (Eran las 11:15 AM aproximadamente).

Desaparece Santiago furioso de la oficina, dejando en el aire las palabras: “…informe del avance a las 2 pm”

Se queda Catalina pensando en silencio: que bién!!!! ahora todo el problema recae sobre mí, que puedo hacer? Esto no depende de mi trabajo, si no del manejo de los terceros!!!, como siempre , un poco de angustia, nervios y estrés, me llegan sin remedio.

Hace una pausa, se para, toma un vaso de agua y regresa a su puesto a tratar de aclarar las ideas, en seguida toma el teléfono para llamar a Gonzalo de nuevo.

- Gonzalo, que noticia me tienes sobre el despacho de las impresoras con las plegadizas?

- Catalina, en tres días tienes el contenedor en Bogota.

- Ok gracias,...uffff, por favor envíame el reporte de lo que vas a despachar y los documentos soporte con el fin de pasarlos a la SIA (Sociedad de Intermediación Aduanera) para ver si pueden ir adelantando algo. Por favor compromete a la transportadora para que dispongan del vehiculo a la hora que indiques y le den transito directo, estamos con mucha urgencia del producto, no te doy ni un día mas, no me vas a complicar mas la vida!!!!quedas avisado!!!!.

En menos de 5 min. entra a la oficina Andres, mono ojiazul, bello dirían las chicas, típico play comercial de Trade Marketing, con cara de horror:

- Cata como así que las 500 Uds. que aparecen en el inventario están averiadas??? Cuando llega el otro pedido??? Vienen plegadizas????

- Andres solo hasta hoy GLC esta reportando esto, el contenedor llega en unos tres días, más la nacionalización1, que son 2 días y no llegan plegadizas. Pero quedan otras 500 Uds. que si están buenas, ayer vi el inventario y en total estaban reportando en el sistema unas 1000 Uds.

- Si, pero esas 500 ya están vendidas, hice una negociación especial con un cliente de Medellín…es mas se me olvidaba decirte, estas tienen que salir hoy!!, es una promoción, o sea que se debe armar un combo Impresora + 3 Cartuchos de colores. Para que hables con la bodega.

- Andres, son las 12:00 M, sabes cuanto se demoran haciendo esto????

- Ayúdame Cata, yo creería que si se puede hacer, mira que el evento comienza mañana, por lo que estamos tarde. Casi se me olvida van con un código de barras especial ya te paso el dato para que lo mandes a hacer y para que lo peguen.

- Andres, tras que hacen ventas sin contar con el inventario y sin avisarnos, debemos armar 500 combos en menos de 5 horas???, no Andres, no jodas mas con tus carreras siempre es la misma vaina con tus promociones, a ver si alguna vez planeas algo. Voy a ver que puedo hacer, tengo prioridad con lo que viene de Venezuela. Eso si te digo, esto lo llevo a comité la próxima semana, no vuelvo a recibir ninguna solicitud de esta forma, están locos todos ustedes, siéntense aquí a ver si les parece tan fácil…….

Andres se retira como serio y al final le dice: “Mire a ver si no la entrega al fin y al cabo el que no vende no produce, vamos a ver quien se gana el regaño!!!!!!!!!!!”

En seguida llamo a la bodega…..

- Guillermo, necesito pedirle un favor…hay que despachar a Distri Mundo en Medellín 500 combos de impresora, gratis cartuchos de tinta. Y lleva un EAN especial.

- Catalina que???, Que me estas diciendo???, pero mira la hora, imposible, eso no sale hoy.

- Guillermo, lo estoy pidiendo como un favor, a mi se me sale de las manos, hasta ahora ventas paso la solicitud, tiene que salir hoy, si es el caso hablo con Gloria.

- Catalina lo mejor que podes hacer es hablar con Gloria porque no están autorizando horas extras para eventos de ultima hora, que podrían haberse desarrollado con mayor tiempo, además como el cartucho de éste tipo ha tenido baja rotación , por eso lo estamos ofertando, adicionalmente, lo tenemos en una bodega alterna , eso esta como imposible Catalina, hablen con el cliente.

Catalina habla con Gloria.

-“Ok, vamos a hacerlo, pero Compu-System debe incurrir en los costos de mandar a traer más personal de apoyo de Bogota, y que sea la ultima vez, haber si se organizan!!!” , Que tal!!!, como si ellos lo fueran, la última botella de agua del desierto; ley del embudo, no joda!!!!. ( Tira el teléfono ).

Catalina después de estar toda la mañana tratando de comunicarse directamente con el conductor que trae el contenedor desde Venezuela, porque definitivamente Inter-Forwarder no da ninguna razón, por fin se queda todo en la tranquilidad.

Hasta el momento la situación de los eventos ocurridos y las decisiones tomadas para sacar el cierre adelante, van con el cronograma establecido; Catalina piensa: "todo va de acuerdo para llegar a Bogota sin problema, el miércoles, me pondré a realizar el informe de Santiago".

Pero esta tranquilidad no dura 5 min…entra de nuevo Maria a mi oficina…

- Catalina!!!, acaba de llamar Víctor, que hoy no sale el pedido de Super Gangas.

- Como así??? Por que???

- Porque la mercancía no tiene tag de seguridad.

- Maria, pero si el pedido se envió desde el viernes, hoy estamos a Lunes…que paso???

- Como que la bodega se quedo con el pedido pero no lo alisto.

Catalina grita dentro de si: “Que palito el que me toco a mi, todos los problemas son de GLC, es necesario hablar esto con la gerencia, y prepararnos para el otro cierre, no me los aguanto mas, con sus ineficiencias”.

Después de comentarle el caso a Gloria, y de exigirle que el pedido debía salir hoy, se comprometieron a despacharlo sin falta.

- Catalina nos quedamos de reunir, que pasa que no vienes a mi oficina, espero que tengas el informe, lo hablamos desde esta mañana, No?? dice Santiago un tanto ofuscado.

- Santiago, ya se que son las 2:30pm, pero no he podido almorzar dame 10 minutos, almuerzo y nos reunimos.

- Catalina eso es urgente no da espera te necesito URGENTE en mi oficina.
- Si Señor, ya voy, se paro de su puesto salio de la oficina, y camino en diagonal para llegar a la gran oficina del jefe, se sentó enfrente de el y sin respirar empezó…………….

- Santiago te informo lo que tenemos hasta el momento:
Andres me informo a las 12m que hay que despachar hoy un pedido de 500 impresoras con cartuchos gratis para Medellín y deben salir hoy, que deben llevar un EAN especial, que aun no lo tengo, Gloria autorizo pero debemos pagar los gastos extras y enviar gente de refuerzo.

El contenedor de Venezuela ya inicia transito y el miércoles esta en Bogota, mas los 2 días de nacionalización tendremos la mercancía disponible el viernes, el lunes es el ultimo día que recibe el cliente, esperemos consigan la cita.

Adicionalmente el pedido de Super Gangas no lo van a despachar hoy porque GLC no lo alisto a tiempo y ahora no alcanzar a pegar el tag de seguridad a cada uno de los productos, y sin los tags, el almacén no recibe el pedido.

Eso es lo que hay!!!!!!

- Catalina!!!!!!! Esto es un Horror!!!!!!!!!!!, y me puedes explicar que haces aquí, necesito que te encargues personalmente de esta operación y que no le quites los ojos hasta que esos vehículos salgan de GLC, ya hablaste con Corditrans??? ahora falta que digan que no tienen carros disponibles…….

- Me paro mas exaltada de lo que he estado, salgo corriendo como una loca, cojo el bolso, celular y unos documentos, salgo de inmediato para la Zona Franca, en el trayecto que puede estar en 1h 30 mits, trato de despejar un poco la mente sin conseguirlo, las lagrimas se escurren por su rostro, mientras tomo el timón firme y apreto el acelerador, lo que menos tengo es tiempo, necesito llegar ya!!!!!!!. Trascurre el resto de la tarde, logrando con el mayor esfuerzo y realizando operaciones de alistamiento de promociones, el material queda listo para su despacho, los vehículos también están a la espera para ser cargados, a la altura de las 11:00 PM, y estando a menos de 120 horas para el cierre por fin el vehiculo estaba listo con el formulario de salida de zona franca y todos los documentos necesarios para salir, al llegar a bascula el de operaciones ya se había ido y no se podía sacar el vehiculo. No.. No.. No!!!!!! De inmediato llamo a Gloria, y le pregunto que podemos hacer?

- Catalina dile al auxiliar que llame al de operaciones y autorice el pago del taxi y las horas extras del funcionario para que libere el vehiculo.

Catalina. Ok Gloria, muchas gracias.

- Catalina le da la instrucción de Gloria al auxiliar Velasco para que realice el procedimiento.

Finalmente el vehiculo sale de Zona Franca alrededor de las 12:45 AM, Catalina se retira a su casa.

Ya cansada agotada y sin haber almorzado ni comido, a lo sumo uno o dos vasos con agua, transita durante una hora mas para llegar a su casa, pensando en que afortunadamente lo de ese día estaba marchando bien, que su gestión a sido muy buena, pero que debiera ser así, que uno no estudia por mas de 20 años casi ininterrumpidos para terminar haciendo el trabajo de todo el mundo y mas en las condiciones como había trascurrido el día, finalmente llega a la casa y sin darse cuenta, la toma un dolor abdominal que la sienta de una sola, la deja pálida, sudando frío, no alcanza a llamar a su mama, cuando cae desmayada en el sofá, cuando regresa en si, esta en Urgencias, conectada a su vena una bolsa de suero y su madre que le dice: “Mi amor, ese trabajo te esta matando, tienes que hacer algo, tienes que hablar, es mucha presión para una sola persona, lo único que falta que les hagas es preparar el tinto y barrer la oficina”, mientras me seca las lagrimas que salen de mi mejilla.

Lo único que pude decir es: “Que hora es???, tengo mucho trabajo, estoy en cierre, mama, vamos ya, ya me siento mucho mejor.

Siendo las 6am, del martes y a menos de 114 horas del cierre, salen para su casa.

A las 8am, me encuentro a Maria en la entrada a la oficina y lo primero que me dice es, Catalina el vehiculo salio muy tarde de GLC anoche y no alcanzó ni la segunda caravana.

- Que!!!!!!! Maria, que!!!!, y con la vos entre cortada la dice, me estas diciendo que todo lo que se hizo ayer con GLC se perdió, y esos pedidos salen apenas esta noche.

- Es correcto.
Que mierdero tan grande, todo mi esfuerzo, para nada, estoy sin dormir y como por arte de magia se desvanece lo que se logra, de nuevo, celular en mano…

- Gloria, me puedes explicar como es posible que todo el trabajo de ayer se haya perdido…me informan que el carro no alcanzó a llegar a la segunda caravana y sale esta noche. No se como vas a hacer pero los pedidos de los principales clientes deben salir hoy, así sea que a GLC le toque fletar un carro. En que quedamos ayer Gloria??? yo no puedo hacer todo que falta de compromiso la de ustedes, si tienen un horario establecido porque no lo informaron y hubiéramos buscado otra solución, pero siento que están jugando conmigo que se me están burlado en la cara y eso si no lo concibo, ni tolero, o me resuelven mi problema o llevamos esto a las ultimas instancias..

- Catalina, trata de calmarte, no es para tanto, déjame ver que puedo hacer.
Cuelga el teléfono en un solo llanto de ira, respira profundo, y recuerda que debe tomarse la pasta para el dolor, restan solo 110 horas para el cierre, en menos de 15 minutos suena el teléfono y es Gloria.

- Catalina, se puede enviar un vehiculo para que la lleve, se realiza un trasbordo y que salga de inmediato, estaría llegando si no hay contratiempo pasadas las 6pm.

- De una Gloria, de una, que salga yaaaaaaaaaa.

Sale Catalina corriendo para la oficina de Santiago,

- Santiago, necesito autorización para realizar esta operación contándole la opción de Gloria.

- Catalina pero da igual si se va en la noche, entrega mañana, y por que no salio no se suponía que estabas ayer en GLC???

- Santiago yo no me quiero arriesgarme a que en el carro de la noche pase algo y no se puede entregar mañana, yo ya di instrucciones de que realizaran esa operación, si no les parece, por que aquí nunca les parece nada pero luego si dicen por que no se hizo, por que no actuó…..,voy hablar con Andres para ver si el cliente puede recibirlo a esa hora. Y ayer salí a la 1:00 AM de Zona Franca, cuando el vehiculo salio, nadie me informo que no alcanzo la caravana y que no lo dejaron transitar, hasta allá no puedo llegar Santiago, no he dormido nada estuve en urgencias pero que pena eso no le debe importar, permiso…… y sale tan rápido como entro.

- Catalina espere un momento, esta bien, siga con lo que ha planteado, ahora cuénteme, que paso con el despacho del Super Gangas y como va el transito del vehiculo de Venezuela??

- El de Super Gangas se alisto anoche y lo deben estar entregando en la mañana, se logro cambiar la cita, y no he visto el reporte del vehiculo de Venezuela, ahora te cuento.

- Ok, No olvides darme el dato de cómo van las ventas y las entregas cumplidas hasta hoy, eso lo necesito urgente, tienes tiempo cierto???

- Si Señor, y salio de la oficina aun mas confundida por las palabras de su jefe que en cierto modo sonaban desalmadas.

Al llegar de nuevo a la oficina le llama Guillermo,

- Catalina, tenemos un problema con Corditrans, no llego a tiempo a la cita de Super Gangas y lo devolvieron.

- Guillermo nooooooooo, no más, ya te llamo.
Llamada personal. Hola linda, como vasss, descansando, jajaja???????

- Te llamo luego estoy muy ocupada, tengo miles de chicharrones, no se que hacer, mas tarde te cuento, chao….,,.

- Andres, Corditrans no llego a tiempo y devolvieron el pedido.

- Catalina, diles que regresen, como sea yo consigo que nos reciban, no le vas a decir a Santiago que nos mata……

- Ok, pero eso es así de fácil Andres???

- Guillermo que se regresen ya estamos gestionando el recibo, ni se te ocurra decirme que no, porque no llamaron cuando estaban en Super Gangas??? todo le gusta a lo fácil, que joda con ustedes, no trabajamos duro anoche para dejar todo listo y se rinden tan fácil, por eso estamos como estamos por facilistas y cómodos, urgente, es urgente, y por favor me mantienes enterada si, será mucho pedir???????

Finalmente recibieron el pedido.

Este día trascendió sin otro percance, el vehiculo de Venezuela venia con transito normal.

Al otro día………………..miércoles a 60 horas del cierre, la calma nunca es un factor común en la oficina.

Llegando a las 7 am Catalina, busca algún reporte o status del vehiculo de Venezuela y…….por que será que Inter-Forwarder, nunca, pero es nunca, informa la ubicación del vehiculo…que estrés, tengo gastritis…..

Aprovechando un poco que no ha llegado nadie a la oficina intenta comunicarse con el conductor personalmente…Hasta en coordinador de reporte me convierto, uffff!!!!

- Sr. Conductor buenos días, por donde viene????
- Con quien hablo?????, quien es usted????????

- Soy la coordinadora de logística de Compu-System.

- Ahiiiii niña si quiera me llama, me imagino que ya esta enterada?

- Enterada de que??

- Señorita, es que se me daño una transmisión delantera y estoy esperando que llegue el mecánico para bajarla, yo creo que puedo continuar con el transito en la noche para llegar el jueves al medio día.

- Tragando entero, y con cierta impotencia digo No, No, No, no lo puedo creer, voy a llamar a Toño a que me indique donde queda ese sitio.

Hola Toño en donde queda San Gil??? A cuanto esta de Bogota???

- Cata, esta muy lejos, de allí a Bogota, se demora unas 15 horas.

- Mira es que esta varado de transmisión delantera creo que eso me dijo, es muy complicado???

- Necesitas ese pedido con urgencia??

- Siiiiiii. Están que me matan, me echan, me fucilan, me queman aquí.

- Cata es mejor que solicites un trasbordo del vehiculo.

- Toñito eso viene con DTA, así que eso es muy complicado.

- Mira que puedes hacer, ten esta posibilidad porque ese trabajo puede tardar 2 días, además tengo información que existen varios derrumbes en la vía, que venga con DTA te incurre en tramite e inspección de la DIAN para el trasbordo pero eso lo pueden hacer, no te expongas, exígele a tu transportador, operador o quien te lo haga que de inmediato te lo realice..

Catalina se queda pensando, con esto ya no entrego por más magia que haga el pedido del lunes, hablare con gerencia, no puedo hacer nada más……….

Catalina iba saliendo para la oficina de Santiago a contarle lo sucedido y entra Andres a su oficina, el pedido de Distrimundial no llego a tiempo y el cliente definitivamente no quiere recibirlo, dice que se lo entreguemos el próximo mes, que ellos tiene cierren hoy y no pueden hacer nada para recibirlo.

Que mes por Dios, ya no hay nada que hacer, definitivamente voy a hablar con Santiago para que este enterado de la situación, las impresoras tampoco van a llegar y la cuota se vino al piso, que cagada!!! y como si fuera poco la culpa nuevamente será toda mía, respira profundo y sigue su camino.

En ese momento Santiago llega a la oficina. Buenos días Catalina, cuéntame como van las cosas, ya llego el carro de Venezuela?

- Santiago, precisamente en este momento lo iba a llamar, todo esta hecho un desastre…… le cuenta todo lo sucedido.

- Catalina, eso es imposible que vamos hacer???

- Santiago hay que hablar con el Gerente de Operaciones de Inter-Forwarder para que nos solucione el tema del trasbordo, pero necesito que estés en la conversación dándome soporte.

- Ok, llámalo, yo hablo con el, debe haber algo que podamos hacer.

- Jorge (Gerente de Operaciones Inter-Forwarder), buenas tardes, aquí me encuentro con Catalina, estamos en teléconferencia y necesito que soluciones un problema que tenemos con un tránsito de Venezuela, el carro esta varado y necesitamos la mercancía en Bogota, para terminar la facturación del mes. Como pueden ayudarnos?

- Santiago y Catalina déjenme yo me pongo al tanto y le informo como vamos a proceder.

Horas mas tarde… a eso de faltar 50 horas para el cierre, entra una llamada a la oficina de Catalina.

- Catalina, habla Jorge de Inter-Forwarder, ya todo quedo solucionado, personalmente me encargue de que se hiciera un oficio a la DIAN solicitándole que autorizara el traspaso de vehículos para no tener ningún problema mas adelante y la mercancía ya esta en transito nuevamente, estamos haciendo una declaración anticipada para agilizar los trámites de nacionalización y así poderles entregar el producto en el menor tiempo posible, esperamos que el contenedor pueda ser liberado a mas tardar el viernes como ustedes lo necesitan.

- Ok, mil gracias, ya le comunico a Santiago la gran colaboración por su parte.

Salgo corriendo con una sonrisa, así suene ilógico, para la oficina de Santiago.

- Santiago ya Inter-Forwarder se comunico conmigo, al parecer la mercancía estará disponible el viernes, así que me encargare de coordinar todo para que el producto pueda estar el lunes sin falta donde los respectivos clientes.
Efectivamente, desde el jueves iniciaron la preparación de todos los documentos para hacer la declaración anticipada cuando el viernes en la mañana surgió un problema con el Certificado de Origen que estaba mal diligenciado y la DIAN no quiso recibirlo, el tramite se paro y se tuvo que solicitar el original del documento corregido ha Venezuela.
Era imposible que el documento llegara ese mismo día, rápidamente me comunique con Jorge de Inter-Forwarder para ver que se podía hacer e inmediatamente me contesto que esa situación se le salía de las manos, que la DIAN no aceptaba copias de este documento y que tendríamos que esperar hasta el lunes que llegara el original.
No tuve más opción que citar una pequeña reunión con Andres, y Santiago para contarles lo sucedido.

- Señores esto es el status a 24 horas del cierre miren lo que acaba de suceder, esto es realmente una tragedia… el cierre se daño por completo y no hay nada que hacer. Estamos a la espera del Certificado de origen en original, esta es una situación muy delicada ya que no vamos a alcanzar a nacionalizar la mercancía y por consiguiente no será posible despachar los pedidos que están on hand. Probablemente con esto las Representantes de Venta no cumplan la cuota y a su vez no reciban incentivos adicionales. Lógicamente la empresa tampoco cumplirá la cuota…

Santiago se para exaltado y dice……

- Catalina realmente no se que esta sucediendo en esta compañía, toda la logística ha fallado, somos la única regional que no va a cumplir este mes, casa Matriz esta muy preocupada con esta solución, por favor programa una reunión el lunes a primera hora con el personal de GLC, Corditrans, Inter-Forwarder y Andres para que revisemos todo lo que ha sucedido y tomemos de inmediato los correctivos necesarios.

Tú debes liderar esta reunión y presentar una propuesta de mejoramiento, definitivamente tu área esta entorpeciendo la buena gestión del resto del grupo, adicionalmente, avísales a los Representantes de la situación para que llamen a los clientes y les informen que entregaremos los pedidos a más tardar el martes y que su cuota ha sido afectada, dales tu la cara igualmente es tu responsabilidad y tu culpa que ellos no reciban lo que hicieron.

- Catalina, se para de inmediato, con la cara roja, pone las dos manos sobre la mesa. Los mira unos segundos a ambos y les dice con todo respeto, váyanse para la MIERDA, no me jodan mas la vida, ustedes planean todo mal y yo tengo la culpa?? Suerte con su reunión…………………

Sale de la oficina si escuchar lo que dicen y con los ojos rojos y las lagrimas escurriendo por su mejilla, piensa…………………………

Que desgaste, no más!!!!!!!!!!!



Anexo 1
Breve Reseña Histórica De La Empresa.


Los primeros productos Compu-System fueron traídos a Colombia por una gran empresa distribuidora de computadores, la cual consideró una buena oportunidad, importar y comercializar los productos de esta marca.

La gran aceptación de los productos, motivó a la corporación Francesa a crear una empresa subsidiaria en Colombia bajo la razón social de Compu-System de Colombia Ltda para dedicarse a la importación y comercialización.

La compañía inicio operaciones en Enero del 2.003. Cuenta con 30 empleados directos y tiene tercerizada la operación logística.

Compu-System de Colombia Ltda. importa todos los productos que comercializa en Colombia. Los orígenes de estos productos son:


Sus principales proveedores en la operación logística son:

Corditrans: Empresa de paqueteo. Distribuye a nivel nacional los productos a Almacenes de Cadena, Mayoristas y Distribuidores.

GLC (Grupo Logístico Colombiano): Operador Logístico ubicado en Zona Franca. Compu-System de Colombia es su único cliente con quien tiene una operación logística completa (transito internacional, almacenamiento, facturación, alistamiento y despacho). Recursos con que cuenta:
- Bodega par aprox. 500 estibas (no estanterías)
- Base de datos (control de inventarios)
- Personal Operativo (4 personas)
- Personal Administrativo (6 personal)

Estos a su vez trabajan con Inter-Forwarder, quienes son los encargados del transito y transporte internacional (coordinación en origen, seguro, y transporte marítimo o terrestre).

Anexo 2

Personas Involucradas


· Catalina = Coordinadora de Logística. Lleva 1 año en la compañía, es una mujer muy trabajadora, dedicada, suave pero de gran temperamento, es una mujer de retos.

· Santiago = Gerente General de Compu-System en Colombia desde hace 2 años. Tiene más de 15 años de experiencia en el área de Ventas y Mercadeo. Es una persona de acción, un tanto impulsiva. Su mayor reto: posicionar a Compu-System en el sector de equipos para computadores en Colombia.

· Andres = Es el encargado del área de mercadeo en Compu-System, en donde trabaja desde hace 1 año. Es un joven proactivo, su único y mas importante objetivo es cumplir la cuota que casa Matriz asigna mensualmente.

· Gloria = Gerente General de GLC. Esta en la gerencia desde hace seis meses. Tiene la actitud y el empeño por mejorar el servicio que GLC presta a sus clientes. Actualmente se encuentra haciendo un análisis de la operación con Compu-System con el fin de hacer una reestructuración, si es necesario.

· Guillermo = Jefe Operación Compu-System (GLC). Trabaja con GLC desde hace 4 meses. Es una persona pasiva y no muestra mucho interés por mejorar la operación con sus clientes. Constantemente se compromete con actividades que nunca lleva a cabo.

· Maria = Persona encargada de la Facturación y seguimiento a despachos de Compu-System. Esta terminando sus estudios universitarios e iniciando su vida laboral. Con frecuencia se estresa ante situaciones difíciles, pero es comprometida con su trabajo y aunque pertenece a la nomina de GLC defiende a capa y espada a Compu-System.

· Gonzalo = Planeador de la planta de Venezuela. Es el responsable de cumplimiento de los forecast de compra que envían las filiales de otros países. No esta muy enterado de la operación comercial de Compu-System en Colombia.





Glosario


- Certificado de Origen: Documento que asegura oficialmente que ciertos productos provienen de un país o que cumplen algunas características especiales adquiridas en un área geográfica especifica.

- Empresa de paqueteo: Empresa que presta el servicio de transporte de mercancía entre ciudades y la distribución en su destino, éste se caracteriza, fundamentalmente, por ser un servicio puerta a puerta. Esto significa que recogen la mercancía en el domicilio del remitente y la entregan en el domicilio del destinatario.

- Forwarder: Empresa que presta un servicio integral en operaciones de comercio exterior a exportadores e importadores.

- Operador Logístico: Empresa dedicada a mejorar las condiciones de competitividad de sus clientes mediante sistemas que amplían su cobertura geográfica de los negocios, favorecen el aumento de la facturación y proveen recursos físicos, humanos y técnicos en la labor de distribución de productos.

- Trasbordo: Traslado de mercancías efectuado bajo control aduanero de una misma aduana, desde una unidad de transporte o de carga a otra, o a la misma en distinto viaje, incluida su descarga a tierra, con el objeto de que continúe hasta el lugar de su destino

- Zona Franca: Área del territorio nacional extra-aduanera, previamente calificadas, sujetas a un régimen especial, donde podrán establecerse y funcionar empresas, nacionales o extranjeras, que se dediquen a la producción o comercialización de bienes para la exportación, directa o indirecta, así como a la prestación de servicios vinculados al comercio internacional ya las actividades conexas o complementarias a ellas. Esta beneficiada por incentivos fiscales y tarifas aduaneras reducidas o ausentes, con el objetivo de estimular el comercio y acelerar el desarrollo.





[1] Este caso fue elaborado por Liliana Bohorquez, Jose I. Henao y Maria Isabel Marín, como Caso de Grado para la Especialización de Gerencia de Logística de la Promoción VII en Diciembre 15 de 2.005. Tutor del caso: Profesor Andrés López Astudillo